Spendenbescheinigung-Vorlage: online ausfüllen, als PDF oder in Word
Die amtlichen Vorlagen gibt es kostenlos bei der Finanzverwaltung, zum Ausfüllen im Browser oder als leeres PDF. Eine eigene Vorlage in Word ist ebenfalls erlaubt, solange Wortlaut und Reihenfolge der Texte genau stimmen. Hier steht, welche Wege es gibt und worauf es bei jedem ankommt.
Die amtlichen Vorlagen
Die verbindlichen Muster stehen im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung (formulare-bfinv.de). Für gemeinnützige Vereine gelten diese drei:
- 034122: Bestätigung über eine Geldzuwendung oder einen Mitgliedsbeitrag
- 034132: Sammelbestätigung über mehrere Geldzuwendungen, mit Anlage
- 034123: Bestätigung über Sachzuwendungen
Stiftungen, Parteien und öffentliche Einrichtungen haben eigene Muster. Die heute gültigen Vereinsmuster gehen auf das BMF-Schreiben vom 7.11.2013 zurück und gelten für Zuwendungen seit dem 1.1.2014. Vorlagen aus älteren Jahren, die noch im Netz kursieren, sollten Sie nicht mehr verwenden.
Im Browser ausfüllen
Wer auf eine der Formularnummern klickt, bekommt die Vorlage als Bildschirmformular. Sie tippen Aussteller, Spender, Betrag, Datum und die Angaben zum Freistellungsbescheid direkt ein und drucken das Ergebnis aus oder speichern es über den Druckdialog als PDF. Ihre Eingaben können Sie als Datei sichern und beim nächsten Mal wieder laden, damit Sie die Vereinsdaten nicht jedes Mal neu eingeben müssen. Bei der Sammelbestätigung tragen Sie die einzelnen Zuwendungen auf der zweiten Seite ein, Zeile für Zeile.
Das ist kostenlos und für einzelne Bestätigungen gut geeignet. Bei vielen Spendern wird es mühsam, denn jede Bestätigung entsteht von Hand: Namen, Anschriften, Beträge und Daten tippen Sie aus dem Kontoauszug ab.
Leeres PDF zum Ausdrucken
Über „leeres PDF herunterladen“ gibt es jede Vorlage auch als Blanko-PDF. Es hat keine Formularfelder; Sie drucken es aus und füllen es von Hand aus. Das geht, wenn alles gut lesbar ist und kein Feld fehlt. Betrag in Ziffern und in Buchstaben, Ort, Datum und Unterschrift gehören immer dazu.
Eigene Vorlage in Word
Der Verein darf seine Bestätigungen selbst gestalten, etwa als Word-Vorlage mit Briefkopf. Verbindlich sind nach dem BMF-Schreiben vom 7.11.2013 nur Wortlaut und Reihenfolge der Texte, nicht das Aussehen. Prüfen Sie eine eigene Vorlage vor dem ersten Einsatz Satz für Satz gegen das amtliche Muster:
- Wortlaut und Reihenfolge unverändert, keine Sätze umformuliert oder weggelassen. Rahmen, Ankreuzkästchen, Schrift und die Anordnung von Name und Anschrift dürfen Sie frei wählen.
- Betrag in Ziffern und in Buchstaben, zum Beispiel „250,00 €“ und „zweihundertfünfzig Euro“.
- Die Zeile zum Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen steht immer auf der Bestätigung, auch wenn „Nein“ angekreuzt ist.
- Haftungshinweis und Hinweis zu den Fristen nach § 63 Abs. 5 AO stehen immer am Ende.
- Höchstens eine DIN-A4-Seite; bei der Sammelbestätigung kommt die Anlage dazu.
- Kein Dank und keine Werbung auf der Vorderseite. Ein Dankeschön darf auf die Rückseite.
Die meisten Fehler entstehen beim Abschreiben: ein fehlender Satz, eine veraltete Fassung oder ein Zweck, der nicht zum Freistellungsbescheid passt. Was in die einzelnen Felder gehört, steht unter Spendenbescheinigung richtig ausfüllen.
Viele Spender auf einmal
Der Kassenwart-Helfer setzt die Angaben automatisch in den amtlichen Wortlaut ein: Sie laden die Umsätze des Vereinskontos als CSV- oder Excel-Datei, wählen die Spenden aus und ergänzen die Anschriften. Daraus entstehen alle Einzel- und Sammelbestätigungen eines Jahres als PDF, jede mit Anlage, wo sie nötig ist. Den Wortlaut gleichen wir Wort für Wort mit den Vorlagen der Finanzverwaltung ab.
Stand: November 2026. Dieser Text erklärt die Regeln, er ersetzt keine Steuerberatung.