Sammelbestätigung: mehrere Spenden auf einer Bestätigung

Wer im Jahr mehrmals spendet oder Mitgliedsbeiträge zahlt, bekommt statt vieler Einzelbelege eine Sammelbestätigung. Das spart dem Verein Arbeit und dem Spender Papier. Die amtliche Vorlage dafür ist das Muster 034132.

Wann eine Sammelbestätigung passt

Immer dann, wenn ein Spender in einem Zeitraum mehrere Geldzuwendungen geleistet hat, etwa monatliche Spenden oder Spende und Mitgliedsbeitrag. Üblich ist das Kalenderjahr. Sachspenden gehören nicht in die Sammelbestätigung; dafür gibt es eine eigene Vorlage.

Aufbau nach amtlichem Muster

• Seite 1 entspricht der Einzelbestätigung, mit zwei Unterschieden: Statt des Betrags steht der Gesamtbetrag in Ziffern und Buchstaben, statt des Tags der Zuwendung der Zeitraum der Sammelbestätigung.
• Dazu kommen zwei feste Sätze: Über die enthaltenen Zuwendungen wurden und werden keine weiteren Bestätigungen ausgestellt, und ob es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt, steht in der Anlage.
• Die Anlage listet jede Zuwendung einzeln: Datum, Art (Geldzuwendung oder Mitgliedsbeitrag), Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen (ja oder nein) und Betrag, darunter die Gesamtsumme.

Worauf Sie achten müssen

• Keine doppelten Bestätigungen: Für Zuwendungen in der Sammelbestätigung darf es keine Einzelbestätigung oder Quittung mehr geben. Wer eine Einzelbestätigung schon bekommen hat, wird in der Sammelbestätigung ohne diese Zuwendung geführt.
• Mitgliedsbeiträge gehören nur hinein, wenn sie bei Ihrem Verein abziehbar sind. Bei Sportvereinen und anderen Vereinen mit Zwecken nach § 10b Abs. 1 Satz 8 EStG sind sie es nicht.
• Gesamtsumme und Anlage müssen übereinstimmen, und der Gesamtbetrag steht auch in Buchstaben auf Seite 1.
• Unterschrift auf Seite 1, wie bei der Einzelbestätigung.

Aus dem Kontoauszug zur Sammelbestätigung

Die meiste Arbeit steckt im Zusammensuchen: alle Eingänge eines Spenders aus dem Kontoauszug heraussuchen, Gegenleistungen wie Startgelder aussortieren, die Anschrift ergänzen und die Summe bilden. Der Kassenwart-Helfer übernimmt das aus dem CSV-Export Ihrer Bank: Er gruppiert die Eingänge nach Spender, schlägt Spenden vor und erstellt für jeden Spender mit mehreren Zuwendungen automatisch eine Sammelbestätigung mit Anlage.

Stand: November 2026. Dieser Text erklärt die Regeln, er ersetzt keine Steuerberatung.