Spendenbescheinigung für Vereine: die amtliche Vorlage richtig ausfüllen

Spenden und Mitgliedsbeiträge kann ein Spender nur von der Steuer absetzen, wenn der Verein ihm eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster ausstellt (§ 50 Abs. 1 EStDV). Umgangssprachlich heißt sie Spendenbescheinigung oder Spendenquittung. Hier steht, welche Vorlage gilt, was in die Felder gehört und woran Bestätigungen am häufigsten scheitern.

Welche Vorlage gilt für Vereine?

Die verbindlichen Muster hat das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 7.11.2013 veröffentlicht. Für gemeinnützige Vereine gibt es drei:

• 034122: Bestätigung über Geldzuwendungen und Mitgliedsbeiträge, für eine einzelne Zuwendung
• 034132: Sammelbestätigung über mehrere Geldzuwendungen in einem Zeitraum, mit Anlage (siehe Sammelbestätigung)
• 034123: Bestätigung über Sachzuwendungen

Die Vorlagen gibt es kostenlos im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. Stiftungen, Parteien und öffentliche Einrichtungen haben eigene Muster.

Was in die Felder gehört

1. Aussteller: Name und Anschrift des Vereins.
2. Name und Anschrift des Zuwendenden: die Person, die gespendet hat. Bei Überweisungen steht die Anschrift nicht auf dem Kontoauszug; sie kommt aus der Mitgliederliste oder vom Spender.
3. Betrag in Ziffern und in Buchstaben, zum Beispiel „150,00 €“ und „einhundertfünfzig Euro“.
4. Tag der Zuwendung: bei Überweisungen das Buchungsdatum.
5. Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen: „Ja“ nur bei einer Aufwandsspende, sonst „Nein“. Die Zeile muss immer auf der Bestätigung stehen.
6. Steuerbegünstigung: Ankreuzen, worauf sich der Verein stützt. Entweder der Freistellungsbescheid (oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid) mit Finanzamt, Steuernummer, Datum und letztem Veranlagungszeitraum, oder bei neu gegründeten Vereinen der Feststellungsbescheid nach § 60a AO. Hat der Verein beides, gilt der Freistellungsbescheid.
7. Begünstigte Zwecke: wie im Bescheid, zum Beispiel „des Sports (§ 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 21 AO)“. Dieselben Zwecke stehen noch einmal in der Bestätigung, dass die Zuwendung nur dafür verwendet wird.
8. Mitgliedsbeitrag: Bei Vereinen, deren Mitgliedsbeiträge nicht abziehbar sind, wird angekreuzt, dass es sich nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt.
9. Ort, Datum und Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person.

Darf die Bestätigung anders aussehen als die Vorlage?

Ja. Verbindlich sind Wortlaut und Reihenfolge der Texte, nicht die Gestaltung. Rahmen, Ankreuzkästchen, Schrift und die Anordnung von Name und Anschrift darf der Verein selbst wählen, ebenso einen Briefkopf mit Logo. Die Bestätigung darf aber nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein, und auf der Vorderseite haben Dank und Werbung nichts zu suchen. Haftungshinweis und Hinweis auf die Fristen nach § 63 Abs. 5 AO gehören immer dazu.

Die häufigsten Fehler

• Zu alter Bescheid: Bestätigungen dürfen nur ausgestellt werden, solange der Freistellungsbescheid höchstens fünf Jahre und die Feststellung nach § 60a AO höchstens drei Jahre zurückliegt, taggenau gerechnet (§ 63 Abs. 5 AO).
• Mitgliedsbeiträge, die nicht abziehbar sind: Fördert ein Verein Sport, kulturelle Betätigungen, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen, Heimatpflege und Heimatkunde oder Zwecke nach § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 23 AO, sind Mitgliedsbeiträge nicht abziehbar (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG). Sie dürfen dann nicht bestätigt werden.
• Zahlungen mit Gegenleistung: Startgelder, Kursgebühren, Eintritt oder Sponsoring sind keine Spenden.
• Sachspenden auf dem Formular für Geld: Dafür gibt es das eigene Muster 034123.
• Betrag nur in Ziffern: Er muss auch in Buchstaben dastehen.

Braucht jede Spende eine Bestätigung?

Bei Spenden bis 300 € reicht dem Spender der Kontoauszug, wenn er zusätzlich einen vom Verein erstellten Beleg hat, auf dem der Zweck, die Angaben zur Steuerbefreiung und die Art der Zuwendung (Spende oder Mitgliedsbeitrag) stehen (vereinfachter Zuwendungsnachweis, § 50 Abs. 4 EStDV). Viele Spender möchten trotzdem eine richtige Bestätigung, und bei mehreren Spenden im Jahr ist eine Sammelbestätigung ohnehin bequemer.

Was der Verein aufbewahren muss

Der Verein muss ein Doppel jeder Zuwendungsbestätigung aufbewahren und die Zuwendungen ordnungsgemäß aufzeichnen (§ 50 Abs. 7 EStDV). Der Spender legt die Bestätigung nicht mehr automatisch der Steuererklärung bei, sondern bewahrt sie auf und zeigt sie auf Anforderung vor (§ 50 Abs. 8 EStDV).

Stand: November 2026. Dieser Text erklärt die Regeln, er ersetzt keine Steuerberatung.