Aufwandsspende: wenn Ehrenamtliche auf ihre Erstattung verzichten

Wer für den Verein Fahrten macht oder Material kauft und auf die Erstattung verzichtet, kann diesen Verzicht als Spende absetzen. Das Finanzamt erkennt eine solche Aufwandsspende aber nur unter klaren Voraussetzungen an. Die Regeln stehen im BMF-Schreiben vom 25.11.2014, dessen Abschnitt zur Zeitnähe und zur Leistungsfähigkeit das BMF-Schreiben vom 24.8.2016 neu gefasst hat.

Die Voraussetzungen

1. Ein Anspruch auf Erstattung, bevor die Tätigkeit beginnt. Er muss sich aus der Satzung, aus einem schriftlichen Vertrag oder aus einem gültigen Vorstandsbeschluss ergeben, wenn die Satzung den Vorstand dazu ermächtigt; eine darauf gestützte Vereinsordnung, etwa eine Reisekostenordnung, genügt auch. Ein rückwirkend eingeräumter Anspruch reicht nicht.
2. Ernsthaft eingeräumt: Der Anspruch darf nicht von vornherein unter der Bedingung stehen, dass auf ihn verzichtet wird.
3. Der Verein muss zahlen können. Bei Einräumung des Anspruchs muss er wirtschaftlich in der Lage sein, ihn zu erfüllen. Hat sich seine Lage bis zum Verzicht nicht wesentlich verschlechtert, gilt der Anspruch dann noch als werthaltig.
4. Zeitnah verzichten: bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit, bei einer regelmäßigen, gewöhnlich monatlichen Tätigkeit innerhalb eines Jahres.
5. Angemessene, nachweisbare Beträge: Bestätigt wird der vereinbarte Erstattungsbetrag, und nur für Aufwand, der für die satzungsmäßigen Zwecke nötig war. Der Betrag muss sich belegen lassen, etwa durch ein Fahrtenbuch oder Quittungen. Unangemessen hohe Erstattungen können die Gemeinnützigkeit gefährden.

Die Zuwendungsbestätigung

Der Verzicht gilt als Geldspende; es muss kein Geld fließen. Der Verein stellt eine Bestätigung über eine Geldzuwendung aus und kreuzt bei „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ Ja an. In einer Sammelbestätigung steht das in der Anlage bei der jeweiligen Zuwendung.

Aus den Unterlagen des Vereins muss hervorgehen, worauf der bestätigte Betrag beruht (§ 50 Abs. 7 EStDV). Bewahren Sie also den Vertrag oder Beschluss, die Abrechnung und den schriftlichen Verzicht auf.

Und die Rückspende?

Auch der Verzicht auf andere Ansprüche, etwa auf eine vereinbarte Vergütung, kann eine Spende sein. Dafür gelten dieselben Voraussetzungen: Der Anspruch muss ernsthaft bestehen, werthaltig sein und zeitnah erlassen werden, und dem Spender darf nichts zufließen, was ihm den Verzicht wieder ausgleicht.

Mit dem Kassenwart-Helfer

Aufwandsspenden stehen nicht auf dem Kontoauszug. Tragen Sie sie in Schritt 2 unter „Zuwendung von Hand eintragen“ ein und setzen Sie das Häkchen bei „Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“. Der Kassenwart-Helfer kreuzt dann auf der Bestätigung „Ja“ an oder vermerkt den Verzicht in der Anlage der Sammelbestätigung.

Stand: November 2026. Dieser Text erklärt die Regeln, er ersetzt keine Steuerberatung.